När anställda får använda företagsbilar räcker det inte med en muntlig överenskommelse. För att undvika missförstånd och för att tydligt visa vem som ansvarar för fordonet behövs en skriftlig bilpolicy.
Ett TRF-kort (Tillstånd och Reglering av upplåtna samt utlånade Fordon) är den mest praktiska lösningen. Det är ett juridiskt bindande dokument som kopplar ihop en specifik bil med en namngiven förare och fungerar som företagets bilpolicy för just den bilen.
Därför är en bilpolicy oumbärlig
När en anställd får tillgång till en företagsbil kan många frågor snabbt uppstå:
- Vem betalar självrisk om bilen skadas?
- Vem ansvarar för böter och avgifter, som parkeringsböter eller trängselskatt?
- Vem ser till att service, däckbyte och besiktning sker i tid?
- Vad händer med bilen om den anställde slutar eller blir långvarigt frånvarande?
Utan ett tydligt dokument kan dessa frågor leda till osäkerhet och kostsamma konflikter. Med ett TRF-kort blir reglerna klara från dag ett.
TRF-kortet – bilpolicy på fordon- och personnivå
Ett TRF-kort innehåller de grundläggande uppgifter som behövs för att dokumentera upplåtelsen:
- bilens registreringsnummer
- arbetsgivarens namn och organisationsnummer
- den anställdes namn som får använda bilen
- underskrifter från båda parter som bekräftar överenskommelsen
Med dessa uppgifter är det tydligt vem som har rätt att använda bilen och under vems ansvar den körs. Kortet kan vid behov visas upp vid en poliskontroll och fungerar som ett klart bevis på att företaget har godkänt upplåtelsen.
Fördelar med att använda TRF-kort som bilpolicy
- Klara ansvarsgränser – företaget och föraren vet från början vem som ansvarar för skador, avgifter och underhåll.
- Minskad risk för konflikter – ett undertecknat dokument minimerar risken för missförstånd.
- Professionell administration – varje bil får sitt eget TRF-kort, vilket ger ordning och struktur även i en större fordonsflotta.
- Trygghet för alla parter – både arbetsgivare och anställd får ett juridiskt bindande underlag att hänvisa till.
Sammanfattning
En tydlig bilpolicy är avgörande för alla företag som låter anställda köra företagsbilar. Ett TRF-kort gör policyn juridiskt bindande och knyter den direkt till en specifik bil och förare. Det ger företaget full kontroll, skapar trygghet och minskar risken för tvister.
